Política de tratamiento de datos y privacidad
Prohibida su reproducción total o parcial – Política de tratamiento de datos y privacidad
I. CONSIDERACIONES GENERALES
El artículo 15 de la Constitución de la República de Colombia consagra el derecho de cualquier persona de conocer, actualizar y rectificar los datos personales que existan sobre ella en banco de datos o archivos de entidades públicas o privadas. Igualmente, ordena a quienes tienen datos personales de terceros, respetar los derechos y garantías previstas en la Constitución cuando se recolecta, trata y circula esa clase de información.
El presente manual tiene por objeto el cumplimiento de las disposiciones legales, constitucionales y jurisprudenciales concernientes al desarrollo del derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ellas en bases de datos o archivos relativos al artículo 15 de la Constitución Política, así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma.
En términos generales, el presente manual establece las políticas y los procedimientos a través de los cuales el titular de los datos personales puede hacer efectivos sus derechos relacionados con el tratamiento de sus datos y a su vez, el tratamiento que el responsable debe darle a los datos de terceros, así como los mecanismos para instar el cumplimiento de los deberes en cabeza del responsable del tratamiento. Así mismo, se dan algunas definiciones relativas a términos necesarios para la correcta aplicación de las mencionadas políticas, junto con los principios sobre los que se fundamenta la recolección y tratamiento de los datos personales.
II. OBJETO
Reglamentar las políticas y procedimientos que serán aplicables en el manejo de información de datos personales por parte de INTERCO CLOUD S.A.S., según las disposiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012 y el decreto 1377 de 2013.
III. RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO
Razón social: INTERCO CLOUD S.A.S..
Oficina principal: Av. Carrera 19 No 114-09 Oficina 404 Teléfono: +57 1 744 9978
Página web: www.intercocloud.com
Responsable: Martha Rodríguez (Directora Administrativa y Financiera).
IV. ALCANCE
El presente manual le es aplicable a los datos personales de personas naturales registrados en las bases de datos relativas a Empleados, miembros de Juntas, Proveedores, Clientes, personas naturales, los cuales sean susceptibles de tratamiento. Aplicará a los datos personales que sean objeto de recolección y manejo por parte de INTERCO CLOUD S.A.S..
El presente manual no aplicará:
V. DEFINICIONES
Para la aplicación de las reglas y procedimientos establecidos en el presente manual, y de acuerdo a lo establecido en el artículo 3 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, se entenderá por:
VI. PRINCIPIOS
Los principios que a continuación se enuncian, constituyen los parámetros generales mediante los cuales se dará aplicación a lo establecido en el presente manual referente a los datos personales de las personas a las que le es aplicable el tratamiento de sus datos:
VII. CONTENIDO
Tratamiento a que serán sometidos los datos y finalidad del tratamiento.
El tratamiento es cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. Los datos personales que recolecta INTERCO CLOUD S.A.S. en la prestación de sus servicios y en general en el desarrollo de su objeto social, serán tratados conforme a las normas constitucionales y legales sobre la materia, y serán utilizados principalmente para identificar y mantener un registro y control de los Empleados, miembros de Juntas, Proveedores, Clientes, y personas que hubieren aplicado a cualquier programa de propiedad o administrado por INTERCO CLOUD S.A.S..
Tratamientos Generales de la información:
Los datos personales serán tratados de manera leal y lícita con las siguientes finalidades de:
Así mismo, sobre los datos personales también se realizará el siguiente tratamiento:
Tratamiento General de Información de los proveedores:
Tratamiento General de Información de los clientes de productos y servicios y de aquellas personas que hayan aplicado a productos y servicios aún sin haber establecido una relación comercial completa:
Tratamiento General de Información de los empleados, ex empleados y candidatos a ocupar vacantes:
VIII. Autorización.
La compilación, almacenamiento, consulta, uso, intercambio, transmisión, transferencia y tratamiento de datos personales requiere el consentimiento libre, expreso e informado del Titular de la información. Basado en lo anterior y a través de este manual, se implementa los mecanismos que permitan la consulta posterior por parte del titular de la información.
IX. Mecanismos para otorgar Autorización
La autorización por parte del titular podrá constar en un documento físico, electrónico o cualquier otro formato que permita concluir de forma razonable y comprobable que el Titular otorgó la autorización.
Teniendo en cuenta lo anterior, INTERCO CLOUD S.A.S. deja de presente que la autorización en todo caso será mediante documento físico y/o digital, el cual deberá contar con la firma del Titular de la información, lo cual no obsta para que más adelante se establezcan mecanismos diferentes para otorgar la autorización.
A través de la autorización se pondrá en conocimiento del Titular de la información el hecho de que la información será recolectada, incluyendo la finalidad, las modificaciones, almacenamiento y el uso especifico que se dará a los mismos, y además:
X. Prueba de la Autorización.
INTERCO CLOUD S.A.S. en su calidad de Responsable y de Encargado del Tratamiento dispondrá de los medios necesarios para mantener los registros técnicos y tecnológicos de cuándo y cómo se obtuvo la autorización por parte del Titular de la información para el tratamiento de los mismos.
XI. Aviso de privacidad.
El aviso de privacidad es un documento físico, electrónico o cualquier otro formato, mediante el cual informamos al titular de la información sobre la existencia de políticas que le serán aplicables, así como la forma en la que pueden acceder a las mismas y las características del tratamiento que se le dará a los datos personales.
Contenido del aviso de privacidad.
Se conservará el modelo del aviso de privacidad que se transmitió a los Titulares de la información mientras se lleve a cabo el tratamiento de los datos personales y perduren las obligaciones que de éste se deriven. Para el almacenamiento del modelo, se podrán emplear medios informáticos, electrónicos o cualquier otra tecnología a elección de INTERCO CLOUD S.A.S..
Según el grupo de personas cuyos datos personales se recaban, habrá un único modelo de aviso de privacidad, en el cual se especificará detalladamente los puntos anteriormente descritos para cada uno de los mismos.
XII. Derechos de los Titulares de la información.
De conformidad con el artículo 8 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:
XIII. Deberes de INTERCO CLOUD S.A.S. con relación al tratamiento de datos personales en su calidad de Responsable y Encargado del Tratamiento.
Se deja de presente que los datos personales objeto del tratamiento son de propiedad de las personas a las que se refieren y ellas son las facultadas para disponer los mismos. Basado en lo anterior, INTERCO CLOUD S.A.S. solo hará uso de los datos personales conforme a las finalidades establecidas en la Ley y respetando lo establecido en la Ley Estatutaria 1581 de 2012.
De conformidad con el artículo 17 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, se comprometen a cumplir los siguientes deberes:
XIV. Procedimientos para acceso, consulta y reclamación.
Puntos aplicables para todos los Procedimientos:
Acceso.
Teniendo en cuenta que la facultad de disponer o de decidir sobre los datos personales está en cabeza del Titular de la información, esta facultad implica necesariamente el derecho del titular a acceder y conocer la información personal que está siendo objeto de tratamiento, incluyendo en este aspecto el alcance, condiciones y generalidades del tratamiento.
Teniendo en cuenta lo anterior, se garantiza este derecho en cabeza del Titular, el cual incluye.
Consulta.
De conformidad con el artículo 14 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos. Basado en esto, se garantiza este derecho suministrando a estos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular, y INTERCO CLOUD S.A.S. suministrará toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.
Según la naturaleza de la base de datos personales, la consulta será gestionada por el área responsable de la atención a la misma al interior de INTERCO CLOUD S.A.S., pero en todo caso podrá ser direccionada a la Dirección Financiera y Administrativa de la Entidad.
Las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado dentro del primer término conferido, en donde se expresará los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Reclamo.
De conformidad con el artículo 15 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
La solicitud de rectificación, actualización o supresión de sus datos personales debe ser presentada a través de los medios proporcionados señalados en el aviso de privacidad y deberá contener como mínimo la siguiente información:
La supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo por lo solicitado por el Titular, de los registros, archivos y bases de datos o tratamientos realizados por INTERCO CLOUD S.A.S..
Según la naturaleza de la Base de datos personales, la reclamación será gestionada por el área responsable de la atención a la misma al interior de INTERCO CLOUD S.A.S..
Requisito de procedibilidad.
El Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante INTERCO CLOUD S.A.S..
XV. Revocatoria de la autorización.
De acuerdo con lo establecido con la Ley, en el supuesto en que en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, los Titulares o sus representantes (como es el caso de padres que ejerzan la patria potestad de un infante o adolescente) podrán solicitar la revocatoria de la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos, salvo que por disposición legal o contractual se impida dicha revocatoria, indicando en dicho caso, las razones concretas con base en las cuales considera que se está dando la situación de no respeto a los mencionados alcances.
INTERCO CLOUD S.A.S. al ser responsable del Tratamiento, deberá confirmar haber recibido la solicitud de revocatoria de autorización, incluyendo su fecha de recepción. Se podrá objetar la misma si a juicio de INTERCO CLOUD S.A.S. no se presenta el supuesto indicado por el Titular o si tal revocatoria implica una afectación para el seguimiento o cumplimiento de derechos o de obligaciones por parte de la entidad y respecto del Titular, caso en el cual deberá informarlo al mismo por escrito para que éste tome las medidas ante las autoridades que considere pertinentes.
La solicitud de revocatoria de la autorización puede ser total o parcial. Será total cuando se solicite la revocatoria de la totalidad de las finalidades consentidas a través de la autorización; será parcial cuando se solicite la revocatoria de algunas finalidades dependiendo de la solicitud de revocatoria. Este calificativo deberá ser expresado de manera clara en la solicitud de revocatoria de la autorización.
XVI. Seguridad de la información.
Medidas de seguridad de la información.
En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, INTERCO CLOUD S.A.S. implementará las medidas técnicas, humanas y administrativas adicionales en caso de requerirse, que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, mediante los cuales se evitará su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
XVII. Registro de las Bases.
INTERCO CLOUD S.A.S. en su calidad de Responsable y Encargado de Tratamiento ha procedido a registrar las bases de datos en los términos indicados por las normas colombianas, ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
XVIII. Aceptación.
Los Titulares de la información aceptan el tratamiento de sus datos personales conforme los términos de este Manual, al momento de proporcionar sus datos.
XIX. Acceso a Registro como usuario de INTERCO CLOUD S.A.S. – Identificación
La información proporcionada de carácter personal que permita identificar a una persona determinada (tal como nombre, domicilio o dirección de correo electrónico), cualquier información que pueda ser considerada sensible o que pueda comprometer la privacidad de los usuarios, estará bajo estricto manejo por parte de INTERCO CLOUD S.A.S. para efectos de personalización de su sitio Web o sus campañas de mercadeo y no será divulgada en ningún momento a terceros.
XX.Registro
Para poder acceder a toda la información de INTERCO CLOUD S.A.S. será necesario que se registre como usuario, siendo necesario que se identifique con su usuario y una contraseña. Los datos de registro deberán ser conservados por el usuario, asumiendo toda la responsabilidad del manejo de los mismos.
En caso de que el usuario olvide su clave, INTERCO CLOUD S.A.S. estará en plena disposición de reasignársela por medio de un correo electrónico, siempre y cuando haya cumplido con un procedimiento que se le pedirá al momento del registro.
Su nombre usuario, que lo identifica como un usuario registrado, será también empleado por INTERCO CLOUD S.A.S. con total confidencialidad, para hacer mediciones de tráfico y patrones de navegación de la página web o sus campañas de mercadeo.
XXI. El usuario y sus responsabilidades
Al ingresar a la pagina de INTERCO CLOUD S.A.S., el usuario adquiere el compromiso de suministrar información personal correcta y verdadera, así como proceder a la actualización de sus datos cada vez que se requiera. De igual forma, INTERCO CLOUD S.A.S. verificará que la información que ingrese sea verídica.
Cuando se trate de publicidad registrada con nosotros, la información será responsabilidad del anunciante y se le prohíbe poner en, o transmitir a, desde este sitio cualquier material ilegal, amenazador, calumniador, difamatorio, obsceno, escandaloso, pornográfico o profano, o cualquier otro material que pudiera dar lugar a cualquier responsabilidad civil o penal en los términos de la ley.
XXII. Nota de privacidad
Debido a los cambios tecnológicos, INTERCO CLOUD S.A.S. podrá modificar estas políticas sin previo aviso por lo cual se le recomienda al usuario revisar continuamente las mismas.
XXIII. Vigencia:
Esta Política General para la Protección de Datos Personales estará vigente desde la fecha de su publicación en la página web de INTERCO CLOUD S.A.S. https://www.intercocloud.com.
Contacto
(+57) 312 482 9200
www.intercocloud.com
Ave. Carrera 19 No. 114-09 Oficina 404 – Bogotá, Colombia.
Legal
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